Definisi Perencanaan SDM
=> Perencanaan SDM adalah proses antisipasi dan pengadaan SDM ke dalam, di dalam dan di luar organisasi.
Tujuannya ialah untuk mendayagunakan sumber-sumber tersebut secara efektif sehingga pada waktu yang tepat dapat disiapkan sejumlah SDM yang sesuai dengan persyaratan jabatan
=> Perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai sasarannya melalui peningkatan kontribusi karyawan di masa mendatang
=> Strategi untuk mendapatkan, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan SDM di perusahaan sesuai dengan kebutuhan
=> Proses yang menjamin penyediaan dan pendayagunaan tenaga kerja secara tepat, baik dalam jumlah dan jenisnya maupun dari segi waktu dan tempatnya.
4 KEGIATAN TERPADU PERENCANAAN SDM
- Kegiatan Penyediaan SDM ( dg rekruitmen, seleksi & penempatan).
- Kegiatan Memperkiraan Supply & Demand SDM (mutasi, promosi, pensiun, mengundurkan diri, PHK)
- Kegiatan Meningkatkan Mutu SDM (dg diklat, training, pengembangan).
- Kegiatan Evaluasi Kondisi SDM ( dg penilaian prestasi kerja)
Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
- Mengoptimalkan SDM yg sudah ada
SDM yang sudah ada akan dapat dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup : jumlah tenaga kerja, kualifikasi tenaga kerja, masa kerja, pengetahuan / ketrampilan yang dimiliki, bakat/minat yang perlu dikembangkan. Hasil inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk promosi, mutasi ,peningkatan kemampuan karyawan.
2. Memperkirakan kebutuhan SDM masa yang akan datang
Kebutuhan SDM masa yang akan datang baik dari segi jumlah maupun kualifikasinya perlu diestimasi setepat mungkin, dan akan selalu terkait dengan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di luar perkiraan dan berpengaruh terhadap jalannya organisasi.
MANFAAT PERENCANAAN SDM
3. Memberikan gambaran situasi pasar kerja yang tepat
Mencakup jumlah, kualifikasi, lokasi, komposisi tenaga kerja yang diminta/dibutuhkan oleh organisasi, maupun dari sisi latar belakang profesi, tingkat pendidikan , keahlian, tingkat upah yang diharapkan pencari kerja.
4. Sebagai dasar penyusunan program - program SDM
Salah satu program perencanaan SDM adalah pengadaan tenaga kerja baru melalui rekrutmen, seleksi dan penempatan. Tanpa perencanaan SDM, sulit untuk menyususn program kerja yang riil.
Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand”, Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas
1. Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
2. Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat.
3. Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
PERAMALAN, dapat dilakukan a.l. melalui :
1. Analisis Beban Kerja (Work load)
=> mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done)
=> Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :
a.1. Pengalaman di masa lalu
Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan
=> Rp. 5.000.000 5 orang
a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000
Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya lembur > Rp. 5.000.000 / minggu, => artinya tambahan tenaga kerja 5 orang
b. Perhitungan Kuantitatif
Misalnya : Januari 2010 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09 jam – orang.
=> Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang
= 1.980 jam – orang
Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan
=> Kebutuhan tenaga kerja per bulan :
1.980 / 180 = 11 orang
2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)
Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan kelonggaran / allowance.
• Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowance
Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?
“Ya” sangat riskan à perlu allowance
Absenteeism Rate
AR = jumlah orang – hari absensi x 100%
jml. pekerja x jml. hari kerja
Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai kelonggaran ditambahkan :
9% x 11 tk = 1 tk.
Dari penelitian didapatkan umumnya tingkat absensi 2,8 – 5%.
SUPPLY PERKIRAAN PERSEDIAAN EKSTERN
1.Perkiraan pasar tenaga kerja (jenis, kemampuan dan ketrampilan)
2.Tingkat pengangguran;
3.Sikap masyarakat terhadap masalah kependudukan dan pertumbuhan ekonomi
4.Komposisi dan sifat-sifat tenaga kerja di pasar lokal
SUPPLY Perkiraan Persediaan Intern
1.AUDIT TENAGA KERJA
Inventarisasi keterampilan tenaga kerja akan memberikan gambaran komposisi dan profil tenaga kerja intern.
2.REPLACEMENT CHART
Karyawan yang potensial dapat dicadangkan untuk menduduki jabatan-jabatan yang lebih tinggi; karyawan yang kurang cakap dapat dicadangkan untuk memperoleh pelatihan agar pada waktu yang tepat dapat disediakan tenaga kerja yang sesuai dengan permintaan.
reference: study from college
