COUNSELING
Suatu dukungan dari seorang manager untuk membantu seorang karyawan mengatasi masalah pribadi yang dapat mempengaruhi kinerja. untuk mencapai kinerja yang optimal.
LIMA LANGKAH DALAM PROSES COUNSELING
1. Jelaskan standar kinerja yang dan bahas kinerja yang telah
2. dicapai dan Uraikan bidang-bidang kinerja yang perlu ditingkatkan oleh karyawan1
3. Tanyakan pandangan karyawan tentang mengapa kinerja tersebut tidak memenuhi standar
4. Memfasilitasi diskusi dan minta dia memberikan alternatif solusi yang mungkin terhadap penyelesaian masalah (personal)
5. Pilih dan Sepakati alternatif solusi yang relevan dan membuat rencana tindakan secara tertulis kemudian minta komitmen dan terhadap implementasi rencana tindakan.
6. Ucapkan terima kasih dan Lakukan follow up
APAKAH COACHING & COUNSELING AKAN SELALU BERHASIL?
Tidak!
terutama jika :
Dalam sebuah lingkungan yang selalu memerintah/memaksakan orang-orang untuk melakukan sesuatu.
Dalam sebuah suasana yang didasari oleh rasa takut Jika hubungan antara atasan dan staf nya tidak baik Ketika orang dipaksa untuk berubah tanpa mengetahui manfaat dari
perubahan tersebut.
Jika anda mengatur dan mengawasi terlalu banyak orang. Bila tidak ada kepercayaan dari atasannya atau sebaliknya.
LANGKAH-LANGKAH
WORK POCESS IMPROVEMENT
1. 1. Tentukan Sasaran Peningkatan
2. Buat Cetak Biru dari Proses And
3. Ambil tindakan peningkatan danmonitor pencapaian sasaran
LANGKAH2 :
CETAK BIRU DARI PROSES ANDA
Cara kerja yang ada saat ini
Pemindahan dari satu fungsi ke fungsi lain
Titik keputusan yang dapat mengakibatkan percabangan dalam flow chart
Interaksi dengan pelanggan eksternal atau internal Cetak biru adalah flow chart yang menunjukkan proses lintas fungsional secara keseluruhan dan memperlihatkan:
PEDOMAN DALAM MEMBUAT CETAK BIRU
• Pusatkan pada satu proses. Jumlah
kegiatan antara 15 sampai 25, atau
maksimum 30.
• Buat seperti apa adanya, sekalipun proses
saat ini berbelit-belit.
• Jangan masukkan kasus khusus, variasi
dalam proses kerja, dsb.
• Bagian-bagian dari proses ini akan dibuat
lebih detil nantinya.
• Jika tim tidak sepakat, tanyakan pada
orang-orang di luar tim yang mengetahui
proses itu dengan baik.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MEMBUAT CETAK BIRU &
IDENTIFIKASI PELUANG PENINGKATAN
1. Tetapkan peran setiap orang dan prosedur untuk
membuat cetak biru.
2. Tuliskan nama proses strategis, keluaran utama,
dan pelanggan utama.
3. Pastikan awal dan akhir dari proses dan tuliskan.
4. Tetapkan fungsi atau departemen yang terkait dan
tuliskan di sisi kiri.
5. Selesaikan struktur dasar dari cetak biru.
6. Petakan setiap kegiatan dan keputusan dalam
bentuk flow chart.
7. Estimasi waktu untuk setiap kegiatan utama dan
tuliskan.
8. Identifikasi peluang peningkatan.
Langkah 1: Tetapkan peran setiap orang dan
prosedur untuk membuat cetak biru
• Cetak biru sebaiknya dibuat dalam
kelompok.
• Setiap anggota mengetahui proses
keseluruhan secara umum dan
sebagian dari proses secara detail.
• Tetapkan siapa yang menulis di flip
chart, memikirkan titik-titik keputusan,
mengetik hasilnya, dsb.
Langkah 2. Tuliskan nama proses strategis,
keluaran utama, dan pelanggan utama
• Tulis nama proses strategis di bagian atas kertas
flipchart.
• Di bawahnya, tuliskan keluaran utama dan pelanggan
utama.
• Pelanggan utama dapat berupa pelanggan internal atau
eksternal.
Langkah 3: Pastikan awal dan akhir dari proses
dan tuliskan
• Tuliskan awal dan akhir dari proses di atas Post-It Notes.
• Taruh di sisi kiri dan kanan dari kertas flipchart.
• Titik awal dan akhir dapat diubah jika kemudian terasa
tidak tepat.
Langkah 4: Tetapkan fungsi dan departemen
yang terkait dan tuliskan di sisi kiri
• Tuliskan bagian yang memulai proses di sisi kiri flipchart.
• Tuliskan fungsi dan departemen lain yang terlibat sesuai
urutan keterlibatannya dalam proses.
Langkah 5: Selesaikan struktur dasar
dari cetak biru
• Buat garis yang memisahkan satu fungsi/departemen dengan
fungsi/departemen yang lain.
• Beri garis datar yang tebal di bawah pelanggan. Semua yang terjadi
di atas garis ini adalah moment of truth.
• Beri tanda lingkaran pada awal proses dan taruh tepat di samping
kanan fungsi/departemen yang melakukan proses tersebut.
• Beri tanda lingkaran pada akhir proses dan taruh di sebelah kanan
flip chart.
Langkah 6: Petakan setiap kegiatan dan
keputusan dalam bentuk flow chart
• Tuliskan setiap kegiatan dan keputusan di atas Post-It Notes.
• Taruh di samping kanan fungsi/departemen yang melakukannya.
• Taruh di baris pelanggan jika melibatkan pelanggan.
• Hubungkan satu kegiatan/keputusan dengan kegiatan/keputusan lain
dengan tanda panah.
• Lanjutkan sampai terbentuk flow chart dari awal sampai akhir proses.
• Lihat kembali dan lakukan perubahan jika perlu agar proses ini
sesuai dengan apa yang ada saat ini.
Langkah 7: Estimasi waktu untuk setiap
kegiatan utama dan tuliskan
• Tuliskan waktu yang diperlukan di baris pelanggan.
• Satuan waktu dapat minggu, hari, jam, dsb.
• Estimasikan waktu rata-rata atau “waktu normal” untuk bergerak dari
satu titik ke titik berikutnya.
• Tuliskan waktu yang diperlukan untuk bergerak dari satu kegiatan ke
kegiatan lainnya, bukan waktu yang diperlukan untuk mengerjakan
satu kegiatan.
• Tuliskan waktu kumulatif dalam tanda kurung.
Langkah 8. Identifikasi Peluang Peningkatan
• Analisa langkah-langkah dalam cetak biru.
• Dalam tim, tetapkan peluang-peluang peningkatan yang berpotensi
tinggi.
• Prioritaskan peluang-peluang tersebut.
• Lakukan perubahan yang jelas terlihat.
• Pilih peluang peningkatan untuk ditugaskan kepada spin-off teams.
LANGKAH 3:
AMBIL TINDAKAN PENINGKATAN DAN MONITOR
PENCAPAIAN SASARAN
• Standarisasikan dan sosialisasikan proses kerja yang
baru.
• Pantau terus proses pelaksanaan. Berikan dukungan yang diperlukan selama proses transisi.
• Pantau dan dokumentaskan hasil-hasil yang dicapai. Bandingkan dengan sasaran yang ditetapkan di awal.
• Terus identifikasi peluang-peluang untuk melakukan peningkatan lebih lanjut
